Gestores documentales: ¡se nos viene trabajo encima!

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Implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, y actualizar nuestra formación son los retos de los que hablamos en la mesa redonda “Sistemas de Gestión de Documentos: fundamentos de acceso a la información y transparencia”, con Jaume Sardà, Joan Soler, Carlota Bustelo y Montserrat Garcia. Todos los ponentes incidieron en la importancia de diseñar sistemas de gestión de documentos como clave de la transparencia y la reutilización, y la necesidad de desarrollar competencias que vayan más allá de la disciplina archivística. Además, cada uno introdujo diferentes aspectos para el debate.

Jaume Sardà insistió sobre la necesidad de un enfoque sistemático en las acciones para implementar la ley de transparencia, de forma que los garantes de acceso a la información son: la definición de un modelo de información para gestionar el negocio, un sistema global y transversal construido y soportado por equipos multidisciplinares, y políticas de gestión de documentos muy definidas. Como herramienta auxiliar está el software que por si mismo no es solución De manera más específica, en cuanto a las tareas que desde la Generalitat de Cataluña la Subdirección de Archivos está llevando a cabo, destaca la necesidad de revisar los cuadros de clasificación, los tipos documentales, y seguir trabajando en mesas de acceso. Para apoyar a la multidisciplinariedad han creado grupos de trabajo compuestos por expertos de diferentes disciplinas, donde el secretario es siempre un archivero /gestor documental. Por último dejó sobre la mesa el problema terminológico del ámbito de la archivística en el momento de trabajar con profesionales de otras disciplinas.

Este aspecto terminológico también quedó patente en la contribución de Carlota Bustelo, quién apuntó la necesidad de adaptar el vocabulario del ámbito archivísticos, recogiendo termas más aceptados y familiares en el ámbito organizativo. Del mismo modo, esta experta incidió en los problemas que el término “sistema” connota, por la asociación que se hace con aplicaciones informáticas, y la idea bastante extendida de que un sistema de información es un sistema informático, que por si solo se cree es gestión de documentos. Por último, puso sobre la mesa el término gobernanza de la información que es utilizado por diferentes expertos, pero de nuevo con diferentes significados. Habrá que profundizar en el significado de este concepto y ligarlo con los modelos de información, incluyendo los modelos de gestión de documentos.

Joan Soler comentó la problemática procedimental que comporta para los archivos la ley de transparencia, para acceder a documentos, dado que se ha burocratizado en exceso el acceso a la información, en comparación a los procedimientos antes existentes. En el caso del Archivo de Terrassa las solicitudes de acceso a la información se han incrementado, y se derivan en la mayoría de los casos a los archivos. El aumento de la burocracia le falta acompañarlo de refuerzos a disposición del servicio de archivo. Por lo tanto, la implementación de la ley de transparencia precisa de mayor espaldarazo a los servicios de archivos, una mejora de los sistemas internos y redefinir la estructura de información interna, para apoyar dicha ley. Por último, Joan Soler explico las acciones que desde la Asociación de Archiveros de Cataluña se efectuaran y se están realizando para mejorar la ley de transparencia y acceso a la información en Cataluña.

Por último, Montserrat Garcia puso sobre la mesa los nuevos escenarios que la sociedad de la información y del conocimiento plantea en materia formativa, y que acontecen retos para los profesionales en términos de aprendizaje permanente, y para las universidades en términos de definir una oferta formativa adecuada a los perfiles requeridos por el mercado laboral. Ejemplos de la respuesta de la UOC a los requisitos que el sistemas de gestión de documentos plantean son el grado en Información y Documentación, los posgrados y másteres en sistemas de gestión para documentos y gestión estratégica de la información y el conocimiento.

Información facilitada por Montserrat Garcia

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