Implementar sistemes de gestió de documents electrònics, i actualitzar la nostra formació són els reptes dels que vàrem parlar a la taula rodona “Sistemes de Gestió de Documents: fonaments d’accés a la informació i transparència”, amb Jaume Sardà, Joan Soler, Carlota Bustelo i Montserrat Garcia. Tots els ponents varen incidir en la importància de dissenyar sistemes de gestió de documents com clau de la transparència i la reutilització, i la necessitat de desenvolupar competències que vagin més enllà de la disciplina arxivística. A més, cadascun va introduir diferents aspecte per al debat.
Jaume Sardà va insistir sobre la necessitat d’un enfocament sistemàtic en les accions per implementar la llei de transparència, de manera que els garants d’accés a la informació són la definició d’un model d’informació per a gestionar el negoci, un sistema global i transversal construït i suportat per equips multidisciplinars, i polítiques de gestió de documents ben definides. Com a eina auxiliar està el programari que per si mateix no és solució De manera més específica, pel que fa a les tasques que des de la Generalitat de Catalunya la Subdirecció d’Arxius està duent a terme, destaca la necessitat de revisar els quadres de classificació, els tipus documentals, i seguir treballant en taules d’accés. Per donar suport a la multidisciplinarietat han creat grups de treball compostos per experts de diferents disciplines, on el secretari és sempre un arxiver /gestor documental. Per últim va deixar sobre la taula el problema terminològic de l’àmbit de l’arxivística en el moment de treballar amb professionals d’altres disciplines.
Aquest aspecte terminològic també va quedar palès en la contribució de Carlota Bustelo, qui va apuntar la necessitat d’adaptar el vocabulari de l’àmbit arxivístics, recollint termes més acceptats i familiars en l’àmbit organitzatiu. De la mateixa manera, aquesta experta va incidir en els problemes que el terme “sistema” connota, per l’associació que es fa amb aplicacions informàtiques, i la idea bastant estesa de que un sistema d’informació és un sistema informàtic, que es creu que per si sol és gestió de documents. Per últim, va posar sobre la taula el terme governança de la informació que es utilitzat per diferents experts, però de nou amb diferents significats. Caldrà aprofundir en el significat d’aquest concepte i lligar-ho amb els models d’informació, incloent-hi els models de gestió de documents.
Joan Soler va comentar la problemàtica procedimental que comporta per als arxius la llei de transparència, per accedir a documents, atès que s’ha burocratitzat l’accés en excés en comparació als procediments abans existents. En el cas de l’Arxiu de Terrassa les sol•licituds d’accés a la informació s’han incrementat, i se’n deriven en la majoria dels casos als arxius. L’augment de la burocràcia li manca l’acompanyament d’un reforç al servei d’arxiu. Per tant, la implementació de la llei de transparència precisa de major recolzament als serveis d’arxius, una millora dels sistemes interns i redefinir l’estructura d’informació interna, per donar suport. Per últim, Joan Soler ens va explicar les accions que des de l’Associació d’Arxivers de Catalunya es varen efectuar i se estan realitzant per a millorar la llei de transparència i accés a la informació a Catalunya.
Per últim, Montserrat Garcia va posar sobre la taula els nous escenaris que la societat de la informació i del coneixement planteja en matèria formativa, i que esdevenen reptes per als professionals en termes d’aprenentatge permanent, i per a les universitats en termes de definir una oferta formativa adequada als perfils requerits pel mercat laboral. Exemples de la resposta de la UOC als requisits que el sistemes de gestió de documents plantegen són el grau en Informació i Documentació, els postgraus i màsters en sistemes de gestió per a documents i gestió estratègica de la informació i el coneixement.
Informació facilitada per Montserrat Garcia
Subscriure's a l'RSS
Subscriure's per email
